1.
Motivasi
Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan
memelihara perilaku manusia. Motivasi ini merupakan suatu proses untuk mencoba
mempengaruhi seseorang agar melakukan sesuatu yang kita inginkan. Seorang
karyawan mungkin menjalankan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik,
mungkin pula tidak. Maka dari itu hal tersebut merupakan salah satu tugas dari
seorang pimpinan untuk bisa memberikan motivasi (dorongan) kepada bawahannya
agar bisa bekerja sesuai dengan arahan yang diberikan. Motivasi adalah juga
subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara
langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak.
Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi,
mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya yang selanjutnya akan
menentukan efektivitas manajer. Ada dua faktor yang mempengaruhi tingkat
prestasi seseorang, yaitu kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku
untuk mencapai prestasi yang maksimal atau disebut juga persepsi peranan.
Dimana antara motivasi, kemampuan dan persepsi peranan merupakan satu kesatuan
yang saling berinteraksi.
Motivasi dapat juga disebut dengan istilah kebutuhan (need), desakan
(urge), keinginan (wish), atau dorongan (drive), yang semuanya ini mempunyai
pengertian yang sama yaitu sebagai suatu keadaan yang ada pada diri seseorang
yang mendorong untuk melakukan suatu kegiatan guna mencapai keinginan atau
tujuan. Dorongan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk perilaku.
·
Pentingnya Motivasi
Kali ini akan dibahas berbagai permasalahan tentang
pengarahan dan pengembangan organisasi, termasuk didalamnya bagaimana
menggerakkan para anggotanya untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya,
bagaimana memotivasi para anggotanya, bagaimana mengadakan komunikasi didalam
organisasi, bagaimana mengadakan perubahan dan pengembangan dalam organisasi
dan bagaimana mengatasi segala konflik yang ada dalam organisasi.
Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi dan mempengaruhi, mengarahkan
dan berkomunikasi sangatlah penting karena akan menentukan efektifitas manajer.
Dan ini bukan satu-satunya faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang.
Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai suatu sistem akan mampu meramalkan
perilaku dari bawahannya.
·
Pandangan Motivasi dalam
Organisasi
Pandangan motivasi
dalam organisasi dapat dilihat dari tiga jenis teori motivasi yang ada, yaitu :
* Model Tradisional
Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow
Taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan
pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan sistem pengupahan insentif
untuk memacu para pekerja agar memberikan produktivitas yang tinggi.
Teori produktivitas memandang bahwa tenaga kerja pada umumnya malas dan hanya
dapat dimotivasi dengan memberikan penghargaan dalam wujud materi (uang).
Pendekatan ini cukup efektif dalam banyak situasi sejalan dengan peningkatan
efisiensi. Disini pemutusan hubungan kerja sudah merupakan suatu kebiasaan dan
para pekerja akan mencari jaminan daripada hanya kenaikan upah kecil dan
sementara.
* Model hubungan Manusiawi
Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa
kontak-kontak sosial karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan
tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan
perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sosial dan membuat
mereka berguna dan penting dalam organisasi.
Para karyawan diberi kebebasan membuat keputusan sendiri dalam
pekerjaannya, untuk para pekerja informal perlu mendapat perhatian yang lebih
besar. Lebih banyak informasi disediakan untuk karyawan tentang perhatian
manajer dan operasi organisasi.
* Model Sumber Daya Manusia
McGregor, Maslow, Argyris dan Likert mengkritik model hubungan manusiawi,
bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau
keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan
memperoleh pekerjaan yang berarti, dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan
dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar
untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.
·
Teori-teori Motivasi
Teori-teori Motivasi dapat diklarifikasikan menjadi tiga kelompok, yaitu :
1. Teori Petunjuk (prescriptive theories), yaitu mengemukakan bagaimana memotivasi para
karyawan. Teori-teori ini didasarkan atas pengalaman coba-coba.
2. Teori-teori Isi (content theories) kadang-kadang disebut teori-teori kebutuhan (need theories), adalah
berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku atau memusatkan pada
pertanyaan “apa” dari motivasi. Teori-teori yang sangat terkenal diantaranya :
o Hirarki Kebutuhan dari Psikolog Abraham H. Maslow.
o Frederick Herzberg dengan teori motivasi-pemeliharaan
atau motivasi-higienis.
o Teori prestasi dari penulis dan peneliti David
McCleland.
3.
Teori Proses (process theories) berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau
menjelaskan aspek “bagaimana” dari motivasi. Teori-teori yang termasuk kategori
teori-teori proses adalah:
o
Teori Pengharapan
o
Pembentukan perilaku (Operant
Conditioning)
o
Teori Porter-Lawler
o
Teori Keadilan.
·
Teori-teori Isi
Memusatkan pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada
kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan
melakukan kegiatan, juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa
insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk
melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor
internal dan kebutuhan. Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi,
antara lain :
1.
Hirarki kebutuhan
Maslow
Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki
kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta kebutuhan yang telah
terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku. Ada lima jenjang
kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :
o Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri
(self-actualization needs)
o Kebutuhan harga diri (esteem needs)
o Kebutuhan sosial (social needs)
o Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security
needs)
o Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)
2.
Teori motivasi
pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis
Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat
kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka, terutama rasa aman, bila
telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan
inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.
Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi,
yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh
pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job
dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator
dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers).
Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang
faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam
teori motivasi pemeliharaan meliputi :
o Pekerjaan yang kreatif dan menantang
o Prestasi
o Penghargaan
o Tanggungjawab
o Kemungkinan meningkat
o Kemajuan
3.
Teori Prestasi
Ada korelasi positif antar kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses
pelaksanaan. McClelland mengemukakan bahwa usahawan, ilmuwan dan profesional
mempunyai tingkat motivasi prestasi diatas rata-rata. Orang yang berorientasi
prestasi mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu yang dapat
dikembangkan, yaitu :
o Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi
keterampilan, menyukai tantangan dan menginginkan tanggung jawab pribadi untuk
hasil yang dicapai.
o Punya kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan
prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.
o Mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang
apa yang telah dikerjakan.
o Punya keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan
memiliki kemampuan organisasional.
2.
Teori-teori Proses
Berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Adapun
teori-teori yang berkenaan dengan teori-teori proses yaitu :
Teori Pengharapan (Expectancy theory)
Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi
bila :
o Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang
tinggi.
o Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan.
o Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan
keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.
Menurut Victor
Vroom (teori nilai pengharapan Vroom) orang dimotivasi untuk bekerja bila :
o Usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas
jasa tertentu.
o Menilai balas jasa dari hasil usahanya.
* Pembentukan Perilaku (Operant conditioning)
Teori ini dikemukakan oleh B.F. Skinner yang didasarkan pada hukum pengaruh
(Law of Effect), bahwa perilaku yang diikuti dengan konsekuensi-konsekuensi
pemuasan cenderung diulang, sedang perilaku yang diikuti konsekuensi hukuman
cenderung tidak diulang.
Ada empat teknik yang dapat digunakan manajer untuk mengubah perilaku
bawahan, antara lain :
1. Penguatan positif, bisa primer maupun sekunder.
2. Penguatan negatif, individu akan mempelajari perilaku
yang membawa konsekuensi tidak menyenangkan dan menghindarinya di masa
mendatang.
3. Pemadaman, dilakukan dengan peniadaan penguatan.
4. Hukuman, manajer mengubah perilaku bawahan yang tidak
tepat dengan pemberian konsekuensi-konsekuensi negatif.
* Teori Porterm Lawyer
Merupakan teori pengharapan dari motivasi dengan versi orientasi masa
mendatang dan menekankan antisipasi tanggapan atau hasil. Dasarnya yaitu
kemungkinan usaha pengharapan yang dirasakan, usaha yang dijalankan, prestasi
yang dicapai, penghargaan yang diterima, kepuasan yang terjadi dan mengarahkan
ke usaha dimasa yang akan datang.
Model pengharapan menyajikan sejumlah implikasi bagi manajer tentang
bagaimana seharusnya memotivasi bawahan dan implikasi. Implikasi ini mencakup :
1. Pemberian penghargaan yang sesuai dengan kebutuhan
bawahan.
2. Penentuan prestasi yang diinginkan.
3. Pembuatan tingkat prestasi yang dapat dicapai.
4. Hubungan penghargaan dengan prestasi.
5. Penganalisaan faktor-faktor yang bersifat berlawanan
dengan efektifitas penghargaan.
6. Penentuan penghargaan yang mencukupi.
Implikasi bagi
organisasi adalah :
1. Sistem penghargaan yang dapat memotivasi perilaku.
2. Pekerjaan dibuat sebagai pemberian penghargaan secara
intrinsik.
3. Atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses
motivasi.
* Teori Keadilan
Orang akan selalu membandingkan antara masukan dalam bentuk pendidikan,
pengalaman, latihan dan usaha dengan hasil atau penghargaan yang diterima.
Keyakinan tentang adanya ketidakadilan akan berpengaruh pada perilaku pelaksana
kegiatan. Faktor kunci bagi manajer yaitu mengetahui apakah ketidakadilan
dirasakan, bukan apakah ketidakadilan secara nyata ada. Teori keadilan ini
memberikan implikasi bahwa penghargaan harus diberikan sesuai yang dirasa adil
oleh individu yang bersangkutan.
3.
Komunikasi
Komunikasi yang
efektif adalah penting bagi manajer karena sebagai proses dimana fungsi
manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi
kepemimpinan, dan fungsi pengendalian dapat dicapai. Dan sebagai kegiatan
dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.
Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung
jawabnya dan informasi harus di komunikasikan kepada para manajer sebagai dasar
pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-fungsi manajemen baik secara lisan
maupun tertulis.
·
Pengertian Komunikasi
Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau
informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya
berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang
lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.
Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut
rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur :
1.
Sebagai
kegiatan untuk seseorang mengerti.
2. Sebagai sarana pengendalian informasi.
3. Sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara
individu-individu.
·
Proses Komunikasi
Ada dua model
dalam proses komunikasi, yaitu :
1. Model komunikasi antar pribadi
Model ini adalah model yang paling sederhana di dalam proses komunikasi.
Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi
dimana langkah-langkahnya sebagai berikut :
*
Pengirim ( Sender = Sumber ) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan
atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang
lain.
*
Pengkodean ( Encoding ), pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan
diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata
agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.
*
Pesan ( Message ), pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat
dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato
dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau
dirasakan.
*
Saluran ( Channel ), adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan,
misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran (
media ) harus sesuai untuk pesan.
*
Penerima ( Recaiver ), adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika
pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.
*
Penafsiran Kode ( Decoding ), adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan
menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat
penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin
efektif komunikasi yang terjadi.
*
Umpan Balik ( Feedback ), adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi
terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang
sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi
2. Komunikasi dalam organisasi
Raymond V. Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas
komunikasi ada empat faktor, antara lain :
*
Jalur
komunikasi formal
Efektifitas
komunikasi akan efektif melalui dua cara :
o Jalur formal dimana jarak yang semakin meluas dan
berkembang serta tumbuhnya organisasi.
o Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar
dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.
Struktur wewenang
Dalam
organisasi dimana perbedaan status dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan
ketepatan komunikasi, contohnya percakapan Direktur Utama dengan karyawan biasa
dilakukan dengan tatakrama dan terbatas sehingga tak ada pihak yang berkehendak
untuk mengatakan sesuatu yang penting.
* Spesialisasi Jabatan
Anggota organisasi
yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang
sama dalam berkomunikasi.
* Pemilikan Informasi
Individu-individu
mempunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya. Informasi ini
memiliki bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya, ini adalah bentuk
komunikasi yang efektif.
·
Saluran Komunikasi dalam
Organisasi
Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe
saluran dasar komunikasi, yaitu :
1.
Komunikasi
Vertikal
Komunikasi Vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam
rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai
pada karyawan bukan supervisor. Kegunaannya antara lain untuk memberikan
perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota
organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaanorganisasi. Sedangkan kegunaan
komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi
tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Misalnya tentang
saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya.
2.
Komunikasi Lateral
atau Horizontal
Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara
anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen
pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaannya adalah untuk menyediakan saluran
langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk
menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan
rekan mereka.
3.
Komunikasi
Diagonal
Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah
organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.
·
Peranan Komunikasi
Informal
Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :
* Pemutusan kebutuhan manusiawi.
* Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan
membosankan.
* Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.
* Sumber informasi hubungan pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
·
Hambatan-hambatan
Komunikasi Efektif
Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian,
yaitu :
1.
Hambatan
Organisasional
* Tingkatan Hirarki
Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah
komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan
ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau
mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.
* Wewenang Manajerial
Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap
komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima
berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan
menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak
menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.
* Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang
merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat,
serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
2.
Hambatan Antar
Pribadi
Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan
manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :
* Persepsi selektif
* Kedudukan komunikator
* Keadaan membela diri
* Pendengaran lemah
* Ketidak tepatan penggunaan bahasa
4.
Peningkatan Efektifitas Komunikasi
Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :
1.
Kebutuhan akan
komunikasi yang efektif
Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu
kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka
perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu
memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi
berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam
organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen
partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan
efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.
2.
Komunikator yang
lebih efektif
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan
latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan
dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan
bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar
belakang penerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk
mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini
adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.
The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman
efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :
1. Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.
2. Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara
keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam
merencanakan komunikasi.
5. Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada
maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu
yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk
mengerti serta jadilah pendengar yang baik.
Referensi :
http://syarifhidayat21.blogspot.com/2010/11/pengarahan-pengembangan-organisasi.html